Komunikasi Dalam Pertemuan dan Rapat

A. Pertemuan

  Di dalam dunia usaha atau bisnis diperlukan langkah-langkah untuk penyusunan perencanaan, pengorganisasian, kegiatan, pelaksanaan kegiatan dan pengawasan. Agar semua itu dapat tersusun dengan baik tentunya diperlukan forum yang memiliki wewenang untuk menyusun. Untuk itu diperlukan forum-forum yang dapat mempertemukan gagasan, ide, pendapat, saran yang dapat dijadikan bahan dasar untuk menyusun perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai dengan pengawasan.

  Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghimpun bahan-bahan. pertemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang diikuti oleh semua unsur yang ada.

  Namun pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Maka komunikasi yang dilakukan dalam pertemuan harus dalam suasana bebas yang terpimpin, untuk itu perlu dibuat kesimpulan dari pertemuan tersebut, bukan membuat keputusan. 

B. Rapat

   Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

- undangan rapat

- pengaturan ruang rapat

- perlengkapan rapat 

   Untuk membuat undangan rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat rapat, acara rapat. Sedangkan pengaturan ruang rapat hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan. Pengaturan tempat duduk pada dasarnya ditentukan oleh banyaknya peserta rapat dan luas ruangan rapat. 

   Selanjutnya dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat. Pada bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila cara ini tidak dapat dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak, konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap bertanggung jawab dan melaksanakan keputusan tersebut secara ikhlas.

C. Komunikasi Dalam Pertemuan dan Rapat

   Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya :

1. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

2.Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.

4. Mampu berpesan sebagai penyalaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

5. Mampu mengendalikan diri dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

   Setelah berhasil membuat keputusan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting tindak lanjut dari pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

D. Teknik Berbicara, Membaca, dan Mendengarkan.

   Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Untuk itu perlu diperhatikan secara seksama karena kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya oengalaman yang dimiliki, dan intelegensi.

    Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisnya sedang dibaca. karena itu membaca dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkan.

   Demikian dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencerna isi suara yang didengar. Sehingga hasil dari perbuatan mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus menyeleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.

   Pengambilan keputusan, pemecahan masalah, perencanaan, organisasi dan aktivitas-aktivitas perusahaan lainnya memerlukan sejumlah pemikiran.

E. Menyusun Pesan

   Manakala kegiatan bisnis menjadi persoalan global aktivitas yang hanya mengandalkan sepak terjang individu menjadi tidak efisien lagi. Orang memandang pola-pola bisnis individual tersebut tergolong konvensional. Gerakan bisnis abad ini merupakan gerakan massal, yang melibatkan banyak orang, banyak alat, dan banyak bangsa. Bisnis sudah berskala besar dengan tingkat diversifikasi yang sangat komplek.

   Pola-pola bisnis seperti itu hanya akan menjadi efisien jika ditangani secara berkelompok dengan pembagian kerja yang rasional dan aturan main yang adil. Peranan organisasi dalam bisnis sangat menentukan. Organisasi merupakan infrastruktur yang melaksanakan fungsi sistem atau bisa juga disebut organisasi penjelmaan dari kemauan bersama dalam mencapai tujuan (bisnis).

   Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi. Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi dan juga kemauan mencapai tujuan organisasi tersebut. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang obyektif di dalam oraganisasi adalah :

1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti

2. Seharusnya ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi

3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan singkat

4. Garis komunikasi formal secara keseluruhan hendaknya dipergunakan secara moral

5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi haruslah orang-orang yang cakap

6. Garis komunikasi seharusnya tidak mendapat gangguan sementara organisasi sedang berfungsi

7. Setiap komunikasi harus dipisahkan

   Informasi adalah sah dalam proses komunikasi apapun, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Namun informasi juga bisa menjadi faktor yang menyebabkan gagalnya komunikasi. Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :

1. Informasi tidak lengkap

2. Membuat kesalahan 

3. Menunda atau menumpuk pekerjaan

4. Penyaringan

5. Hanya menangkap garis besarnya saja 

6. Melemparkan tugas pada orang lain

7. Menghindari informasi

   Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini:

1. Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan.

2. Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran kerja mereka

3. Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya

4. Mengatur dan menetapkan strategi

5. Menerima dan mengartikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya

6. Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pelanggan, instansi pemerintah, usaha-usaha perdagangan dan masyarakat umum. 

  Jadi kesimpulannya bahwa yang lebih penting menyusun dari semua kemampuan teknik berbahasa itu adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. bagi kepentingan bisnis, pesan merupakan simbolisme dari nilai produk, tujuan-tujuan maupun menggambarkan pola-pola interaksi bisnis. dalam hal yang pertama dibutuhkan kemampuan riset dan analisis. dalam hal kedua dibutuhkan teknik penulisan (jurnalistik maupun non-jurnalistik) dan dalam hal literatur (bacaan) dibutuhkan manajemen informasi. 

   Lebih dari 65% komunikasi antar manusia adalah nonverbal. Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang melebihi sekedar tulisan atau komunikasi lisan. Pesan-pesan nonverbal dapat mempengaruhi, melengkapi, membantah atau menggantikan pesan-pesan verbal. 

   Ketika orang memikirkan komunikasi non verbal, yang terpikirkan adalah gerakan tubuh dan pesan-pesan ketika bertatap muka dengan orang lain. banyak pula pesan non verbal yang berupaya pesan-pesan tertulis.